La oficina de administración de proveedores (VMO) es una unidad de negocios dentro de muchas empresas que se encarga de evaluar a los proveedores de bienes y servicios, y de supervisar la interacción regular y las relaciones con ellos a largo plazo. 

A veces hay una configuración de VMO específica de TI para monitorear las relaciones de los proveedores de TI y ayudar a la organización a seguir las políticas establecidas y lograr los objetivos relacionados con la combinación de la fuerza laboral, los gastos y la gestión de riesgos.

La administración de proveedores requiere aportaciones de las unidades legales, de compras, de TI y de negocios. La práctica puede ayudar a reducir los costes, la duplicación de herramientas y servicios y fortalecer las relaciones con los proveedores principales.

La VMO se vuelve cada vez más importante y útil a medida que una organización se expande. Según la investigación de Forrester , las VMO se encuentran en el 39% de las empresas con al menos 1000 empleados y en alrededor del 50% de las empresas con al menos 5000 empleados.

¿Qué es la gestión de proveedores?

De acuerdo con Gartner , la administración de proveedores ayuda a las organizaciones a “controlar los costes, impulsar la excelencia del servicio y mitigar los riesgos”, todo en busca de aumentar el valor y el retorno de la inversión.

Las herramientas de administración de proveedores suelen ser una característica del software de planificación de recursos empresariales.

Beneficios de una oficina de gestión de proveedores

Los beneficios de una VMO exitosa son numerosos. WGroup, una firma de consultoría de gestión con amplia experiencia en optimización de TI, señala acertadamente que la mejora de los ingresos es el objetivo número 1 de una VMO. Pero eso es solo el comienzo.

Chuck Crafton, del grupo de expertos en gestión de proyectos, ha identificado estos beneficios críticos, entre muchos otros, que deberían resultar de la implementación de una VMO:

  1. Mejora de las relaciones con los proveedores (coordinación, colaboración y comunicación).
  2. Contratación centralizada y gestión de contratos.
  3. Mejora de la gobernabilidad, resultando en consistencia y cumplimiento.
  4. Gestión de disputas y resolución de problemas.
  5. Gestión de identificación, evaluación y mitigación de riesgos de proveedores.

Cómo medir el éxito de una oficina de administración de proveedores

Los CIO y otros profesionales responsables de garantizar que la VMO esté produciendo valor deben considerar las siguientes actividades para guiar su enfoque:

  • La VMO debe proporcionar orientación durante la creación de la RFP: la VMO debe proporcionar plantillas y mejores prácticas en las unidades de negocios para los procesos de la RFP.
  • Desarrollar un enfoque más estructurado para las negociaciones: la VMO debe formalizar los procesos de negociación y aprovechar las métricas de rendimiento para las renegociaciones.
  • Implementar mejores contratos: la VMO debe ser un actor crítico en la revisión y gestión de los contratos, y trabajar en la mejora sistemática de los contratos.
  • Evaluar regularmente la relación y la gestión del desempeño: los gerentes de negocios deben ver una mayor calidad y menores costes de los proveedores como resultado del trabajo de VMO.
  • Solicitar retroalimentación sobre el desempeño de la VMO: una de las mejores prácticas para una VMO es buscar retroalimentación de las partes interesadas con regularidad después de buscar eventos para realizar un seguimiento de la satisfacción interna con el proceso.

7 elementos esenciales de la gestión de proveedores

En este video del IT Metrics & Productivity Institute , se explican los siguientes 7 elementos esenciales de la administración de proveedores:

  1. Vista estratégica de las adquisiciones
  2. Estrategia de gestión de proveedores
  3. Rol del Gerente de Proveedores
  4. Plan de negocios del vendedor
  5. Métricas de rendimiento compartido
  6. Factores críticos del éxito
  7. Competencias básicas

Obtenga más información sobre la gestión de proveedores

Quizás el mejor libro sobre el tema de una VMO es The Office Vendor Management: Desatando el poder del abastecimiento estratégico por Stephen Guth.

En este libro, Guth abre el telón y revela la filosofía VMO que ha impulsado el éxito de algunas de las organizaciones más grandes del mundo. Quizás el punto más crítico en el libro es que el coste no siempre es un factor o el factor más crítico al desarrollar una estrategia VMO.

Guth aporta sus conocimientos como profesional legal y de contratos con amplia experiencia en adquisiciones, negociación, contratación, administración de suministros y administración de proveedores, habiendo implementado dichos procesos para compañías como Ryder System, Dell Computer y Aflac Insurance.

Para obtener mejores prácticas adicionales, asegúrese de ver esta presentación de Forrester sobre “Creación de una organización de administración de proveedores (VMO) efectiva”:

El descubrimiento es crítico para la administración de proveedores

Al configurar una práctica de administración de proveedores de TI y VMO, uno de los primeros pasos debe ser utilizar una herramienta como BMC Discovery para identificar todos los servidores, activos, aplicaciones y servicios, y sus relaciones entre sí. Discovery ofrece una única fuente de información confiable y siempre activa, y puede ayudar a alertar a la VMO sobre nuevas aplicaciones y proveedores que no han sido examinados adecuadamente.

 

Fuente de la noticia: BMC